home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ EnigmA Amiga Run 1997 April / EnigmA AMIGA RUN 17 (1997)(G.R. Edizioni)(IT)[!][issue 1997-04][EAR-CD].iso / EARCD / biz / dbase / RoloMan1.lha / RoloMan / rolodocs.sbt < prev    next >
Text File  |  1980-01-15  |  11KB  |  289 lines
  1.   74 
  2. PROGRAM DOCUMENTATION
  3.  
  4. RoloMan Version 1.0 - Introduction:
  5. 'RoloMan' was written by, the sole property of and copyright (C) 1996
  6. Scott R. Carstens, all rights reserved.  Portions of this program are
  7. copyright (C) 1992 Oxxi Inc.  This program is an autodialing rolodex
  8. integrated with various database functions containing label and
  9. envelope printing capabilities.  'RoloMan' may be freely distributed,
  10. however, please send $20.00 for program registration and usage to:
  11.     Scott Carstens
  12.     3842 S. 74th St.
  13.     Milwaukee, WI  53220
  14. Include your name, address, phone # and/or email address with payment.
  15. Another program available is 'Studio Manager' which is a comprehensive
  16. invoicing, customer tracking business management program which will
  17. run a Photography Studio, and could be used to run various small
  18. business applications. Scott Carstens can be reached at the
  19. afformentioned address or by telephone at (414)-328-9086 or by
  20. electronic mail at carstens@execpc.com.
  21.  
  22. Editing Records:
  23. The 'Edit Record' button will place the cursor in the first field for
  24. editing a record.  The cursor may be moved around the form with mouse
  25. clicks or by pressing enter or by using the arrow keys.  After
  26. entering in last field the program will prompt you to see if you wish
  27. to save the record.  When saving in this manner you will again be
  28. prompted to see if you wish to continue data entry.  
  29.  
  30.  
  31. New Record:
  32. The 'New Record' button should be clicked on to open up a blank record
  33. for data entry into a new record.
  34.  
  35.  
  36. Delete Record:
  37. Simply click on 'Delete Record' button and program will prompt you to
  38. make sure you wish to delete that record.
  39.  
  40.  
  41. Save Record:
  42. There are two ways of saving a record.  One is to click on the 'Save
  43. Record' button and the other is to enter through the last field.  When
  44. entering through the last field, after record is saved, you will be
  45. prompted whether you wish to continue data entry.  If you click on yes
  46. or press enter a new empty record will appear with a cursor in the
  47. first field for rapid continous data entry.
  48.  
  49. Print Labels:
  50. On the programs main form, you will first be presented with a
  51. requester which asks you to type in a value of 1, 2 or 3 to let the
  52. program know how many columns of labels you would like output to the
  53. printer.  Then you will be prompted to type in 'A' to print all
  54. records as labels or 'M' to print only marked labels. Labels are
  55. printed in a 1x10, 2x10 or 3x10 page layout.
  56.  
  57. Phone Dialing:
  58. 'RoloMan' will autodial any one of four phone numbers by clicking the
  59. appropriate button.
  60.  
  61.  
  62. Envelopes:
  63. When you click on 'Envelopes' button an envelope form will appear. 
  64. The 'Edit Form' button will allow you to edit the return address,
  65. simply enter cursor through to save return address on form.  The
  66. labels button on this form will print 90 return address labels, 30 per
  67. page (3x10).  The 'Print Envelope' button will print the current
  68. record on an envelope with the return address you edited, for
  69. self-addressed envelopes simply create a record of yourself on the
  70. rolodex form.  The 'Set Printer' button allows you to choose a printer
  71. or change the printer driver's parameters or choose a 'Prefs' printer
  72. driver.  To go back to the main rolodex form simply click on the 'Back
  73. Home' button.
  74.  
  75.  
  76. VCR Panel (browsing, search, filter):
  77. The VCR Browsing Control design is a registered trademark of   
  78. 'Precision Software Limited'.
  79.  
  80.  
  81.  
  82. The VCR type panel at the bottom of the forms will aid you in
  83. searching through the database.
  84. The 'Pause' button will stop when fast forwarding or rewinding through
  85. database.
  86. The 'Stop' button will stop as opposed to pause.
  87. There is a button to go to either end of the database, fast forward or
  88. rewind or go back and forth one record at a time.  You may also use
  89. key equivalents to do the same.
  90.     spacebar = pause
  91.     crtl + c = stop
  92.     left arrow = previous record
  93.     right arrow = next record
  94.     shift + down = fast forward
  95.     shift + up = rewind
  96.     shift + left = first record
  97.     shift + right = last record
  98.     ? = key lookup
  99.     = = filter
  100.  
  101.  
  102. Key Lookup button (?):
  103. To retrieve specific individual records, use the 'Key Lookup' (?) 
  104. button. For example, click on the 'Key Lookup' (?) button, type in the
  105. letter S into the request then click on yes or press enter. This will
  106. bring you to the first name that starts with the letter S.  If you
  107. spell the last name completely in the requestor it will bring you to
  108. that record.
  109.  
  110.  
  111. Filter button (=):
  112. This is a very powerful feature.  The filter allows you to enter a set
  113. of values and restricts the display to only those records that match
  114. the values. 
  115. After clicking on the 'Filter' button (=) the program will bring up a
  116. filter requestor.  A filter is created by combination of clicking on
  117. field names and operators and typing in values.  This will produce the
  118. filter command line in the text box.  Clicking on the 'Filter' button
  119. again will terminate the filter.
  120.  
  121.  
  122. Fields Box:
  123. You can scroll the field names up and down using the scroll bar and
  124. arrows and the right of the fields box.  The field is specified by
  125. clicking on its name, it then appears in the text box.  
  126.  
  127.  
  128. Operators:
  129. These are to the right of the field box and are divided into
  130. relational, logical, and mathematical operators.  Clicking on these
  131. will place them in the text box.
  132.  
  133.  
  134. Value Box:
  135. This box is for typing in values ie. names, numbers and dates which
  136. will become part of the filter.  When matching numeric data that has
  137. to be held in a text field such as a phone number you must put the
  138. value in quotes.  You must press enter after typing in the value box
  139. for the filter requestor to work.
  140.  
  141. Text Box:
  142. This is a long box across the bottom of the requestor.  When you make
  143. selections with the mouse or type values into the box, a filter
  144. command line is constructed.  You immediately find the result of your
  145. command line by clicking ok or pressing enter.  Up to 255 characters
  146. are allowed.  It is not necessary to click fields and operators into
  147. the text box, you may type them in directly by hand if you prefer.
  148.  
  149.  
  150. Operators:
  151. The operators are used to relate field names to other fields and or
  152. values.  For example, to display only those records with a zip code of
  153. 53220 you would click on the field 'zip' (in the filter requestor)
  154. which would place that field in the text box, then click on the
  155. operator 'LIKE', then type 53220 in the value box and press enter. 
  156. Either click on 'OK' in the filter requestor or press enter. 
  157. 'RoloMan' will display only those records with a zip code of 53220. 
  158. To end the filter, simply click on the 'Filter' button and all records
  159. in the database will again be displayed.  
  160.  
  161. Text String and Pattern Matching:
  162. When searching for names or text string, use LIKE instead of equals
  163. sign (=).  The equals sign requires exact matches and it is case
  164. sensitive whereas LIKE is case insensitive.
  165.  
  166. LIKE Syntax:
  167.     LIKE "*"        Searches for empty field with '*' on its own
  168.     LIKE "?"        Searches for fields that are not empty
  169.     LIKE "set"      Field with content 'set'
  170.  
  171. The asterisk represents a text string of any length:
  172.     LIKE "set"      'set' string at start of field
  173.     LIKE "*set"     'set' string at end of field
  174.     LIKE "*set*"    'set' string anywhere in field
  175.  
  176. The question mark represents a single character:
  177.     LIKE "???"      Fixed length, any content
  178.     LIKE "?set?"    Fixed length, fixed content
  179.     LIKE "?set*"    Fixed leading length/content, any length
  180.  
  181.  
  182. A range inside square brackets may be used in place of a question mark
  183. character:
  184.     LIKE "[b-h]"    Single character range 'b' through 'h'
  185.     LIKE "[bcf-x]*" Character 'b ', 'c', or 'f' through 'x' 
  186.  
  187. The caret or up arrow at the start of a bracketed sequence signifies
  188. exclusion:
  189.     LIKE "[^d-p]"   Excludes characters 'd' through 'p'
  190.  
  191. You can combine different elements of the pattern matching syntax:
  192.     LIKE "c??[i-n]?z*"
  193.  
  194. This matches 'c' in the first position, any character in the second
  195. and third positions, the range from 'i' to 'n' in the fourth position,
  196. any character in the fifth position, 'z' in the sixth position, and
  197. any number of characters following the 'z'. LIKE is the operator you
  198. should use when searching for text strings in fields.
  199.  
  200.  
  201.  
  202. Examples:
  203. lastname LIKE "m*" - 'RoloMan' displays only records with last name  
  204. beginning with 'm'
  205. homephone LIKE "671*" - Displays all records with home phone beginning
  206.                         with '671'
  207. firstname LIKE "??p*" - Displays all records where the fourth        
  208. character of the first name is the letter 'p'
  209.  
  210.  
  211. Ideas:
  212. You may identify like records by entering text in the 'Notes' field
  213. that would allow you to bring up only those like records with the
  214. 'Filter' button whenever you desired, for example, describing a client
  215. as 'client' in the 'Notes' field, then applying a filter to display
  216. only clients.  When creating a record that is a company name, enter it
  217. in the 'Last Name' field so that it's properly indexed then enter the
  218. contact person's full name in the 'Notes' or 'First Name' field.
  219.  
  220.  
  221. Relational Operators:
  222.     =       Equal to 
  223.     <>      Not equal to 
  224.     >       Greater than
  225.     <       Less than
  226.     >=      Greater than or equal to
  227.     <=      Less than or equal to 
  228.  
  229.  
  230. Logical Operators:
  231.     AND     zip LIKE "53220" AND lastname LIKE "c*"
  232.     OR      zip LIKE "53220" OR lastname LIKE "c*"
  233.     NOT     zip LIKE NOT (zip LIKE "53220")
  234.             Last example would display all records whose zip code was
  235.             not 53220.
  236.  
  237. Parentheses ():
  238. Expressions in parentheses are given a higher priority in the order of
  239. computation for a filter.
  240.  
  241.  
  242. Mathematical Operators:
  243.     +       addition
  244.     -       subtraction
  245.     *       multiplication
  246.     /       division
  247.  
  248.  
  249. 'Clear' Button:
  250. The 'Clear' button in the requestor simply clears everything out of
  251. the text box in the filter requestor so that you may insert a new
  252. command line filter.
  253.  
  254.  
  255. Deactivating Filter:
  256. Simply click on the 'Filter' (=) button to deactivate the program's
  257. filter and all records will again be displayed.
  258.    
  259.  
  260.  
  261.  
  262. 'Set Printer' Button:
  263. This button gives you some flexibility for label printing.
  264. The LASERJET_III option can be used for HP DeskJet 550 printers with
  265. 10, 20 or 30 - 2 5/8 labels per page (centered).  For 11 ,22 or 33
  266. labels per page style paper, use the Generic option.  For using Prefs
  267. printer and options use 'PREFS' option.  Other settings may be altered
  268. if necessary in the 'Page Setup' window or by altering your Amiga
  269. PREFS options.
  270.  
  271.  
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.  
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.    
  289.